طريقة كتابة تقرير، لو كنت دارساً في إحدى الكليات النظرية أو موظف مهم لدى شركة كبرى، فمن الأكيد ستحتاج أن تعلم طريقة كتابة التقارير التي ستطلب منك عن مشروع معين أو مشكله ما في العمل أو عن الفصل الدراسي أو عن قضايا الرأي العام، وغالبا ما يظن البعض أن المقال والتقرير متماثلان في كل شيء، لذلك غالبا ما يبدأ الارتباك عند بداية كتابة التقرير لمعرفة أسلوب جيد في الكتابة وما يجب كتابته في التقرير، وهناك أشياء كثيرة وقواعد وخطوات لكتابة التقارير بشكل مفصل يجب عليك اتباعها، وفي هذا المقال سنوضح لكم الطريقة الصحيح لكتابة التقارير.
محتويات
ما هو التقرير
- يتشابه التقرير قليلا مع المقال ويتم التبادل بين الكلمتين، وسنوضح الفرق بين التقرير والمقال لأنك يوما ما ستحتاج إلى عمل تقارير أعمال تجارية أو مواضيع علمية أو تقنية في مجال العمل الخاص بك.
- فالمقال يقوم بعرض الحجج والاستدلال، بينما يتضمن التقرير ويتركز على عرض الحقائق، فهو عبارة عن مستند قصير وموجز يكتب لأغراض معينة ولجمهور معين، كما أنه يحدد ويحلل المواقف والمشاكل بشكل عام ويساعد في تقديم توصيات لحلول أو أعمال مستقبلية.
أنواع التقارير
يوجد الكثير من أنواع التقارير المختلفة والمتعارف عليها عموما عند طلبها ومنها:
- التقارير السنوية: يؤدي هذا التقرير السنوي عادة إلى التعريف العام لتقدم وأداء العمل للسماح لأعضاء الفريق والمشرفين بمعرفة سير العمل.
- التقارير الأسبوعية: يمكن أن يكون هذا التقرير بسيط ولا يحتوي على الكثير من المعلومات مثل التقرير السنوي، ولكنه يكون مفيد في التعمق في تفاصيل المشروع والهدف منه من أجل التقدم في العمل.
- تقارير المشروع: وفي هذا التقرير يتعرف فريق العمل على حالة المشروعات المختلفة التي تعمل عليها، فيمكنك وضع مخطط زمني وموعد نهائي لتقديم تقريرك ليبقى الجميع على إطلاع بحالة المشروع.
- تقارير المبيعات أو التسويق: من الضروري الحفاظ على إطلاع فريق العمل بشكل دائم على خطط واستراتيجيات المبيعات، فيجب توضيح هوامش الربح والزيادات في المشاركة في هذا النوع من التقارير، فهو يحدد بكل سهولة إذا ما كانت خططك تعمل بشكل جيد أم أنها تحتاج للتعديل والتطوير مستقبلاً.
شاهد أيضًا: نموذج كتابة تقرير مدرسي جاهز و4 شروط لكتابه التقرير المدرسي
عناصر التقرير
يتكون التقرير من بعض العناصر التي يجب توافرها من أجل عمل تقارير متكاملة الأركان وهذه العناصر هي:
- العنصر الليث العنوان: يجب أن يكون عنوان تقريرك واضح وشامل وموجز جدا لكي يشمل ما يتكلم عنه تقريرك، فيجب أن يكون العنوان مكتوب بخط أكبر من خط كتابة محتوى التقرير.
- العنصر الثاني جدول المحتويات: يجب ترك صفحة في بداية التقرير لجدول محتويات حتى النهاية، فلا يمكنك معرفة جميع أرقام الصفحات ألا بعد نهاية كتابة التقرير.
- العنصر الثالث الملخص: بعد الانتهاء من كتابة التقرير يفضل النظر إلى ملخص للتقرير تقوم بكتابته في البداية يساعدك على الرجوع إليه في حالة إعادة النظر في المعلومات التي يتضمنها تقريرك، فيعتبر دعاية للتقرير فيحدد الهدف من التقرير والكثير من المعلومات الملخصة فيه.
- العنصر الرابع المقدمة: ويجب فيها ذكر موضوع التقرير والهدف من كتابته.
- العنصر الخامس المحتوى: وهو النص الأساسي للتقرير الذي يسرد جميع المعلومات بشكل مفصل حول الموضوع الذي تتحدث عنه، فيمكن أن يتضمن عناوين فرعية.
- العنصر السادس الخاتمة: يجب الانتهاء من تقريرك باستنتاج ملخص وموجز لما يحتويه تقريرك.
- العنصر السابع التوصيات: يمكن كتابة توصيات قابلة للتنفيذ مع الهدف منها، فهذه ضرورية خاصة للشركات.
- العنصر الثامن الملاحق: وهذا الجزء تكتب فيه جميع المصادر التي اعتمدت عليها في كتابة تقريرك خاصة إذا كان بحثي ويعتمد على مادة علمية.\
شاهد أيضًا: أفضل مقدمة تقرير ميداني مختصرة
طريقة عمل التقرير
تتطلب التقارير بعض الخبرة في كتابتها والمهارات اللازمة التي تزيد من كفاءة عملها، وفيما يلي طريقة كتابة تقرير:
- أولا تحديد الجمهور: فيجب أن تعرف من سيقرأ التقرير الخاص بك.
- ثانيا تحديد المعلومات التي يتضمنها التقرير: فبعد تحديد جمهور تقريرك يجب تحديد الهدف من التقرير، أو توضيح صورة مبسطة عما تريد إيصاله للجمهور.
- ثالثا هيكلة التقرير: يجب اتباع نظام هيكلي سهل وسلس لقراءة تقريرك فيجب اتباع هذا المخطط للكتابة كالتالي:
- صفحة العنوان.
- الملخص.
- جدول المحتويات إذا كانت صفحاته كثيرة.
- مقدمة وبها الغرض من الكتابة.
- فقرة أساسية تحوي معلومات التقرير التي تريد نقلها بشكل عام.
- خلاصة أو توصية حسب نوع التقرير وبهذا يكون تقريرك شامل ووافي بكل شيء مطلوب.
- رابعا استخدام لغة مختصرة: فيجب استخدام لغة معبرة وواضحة وبسيطة في نفس الوقت ولكن باحترافية.
- خامسا تدقيق وتحرير التقرير: بعد الانتهاء من كتابته يجب عليك مراجعته إملائيا لكي لا يتواجد به أي أخطاء إملائية قبل إرساله، وأيضا تقوم بمراجعة معلومات التقرير بشكل عام فيمكن أن يكون هناك معلومات زائدة غير لأزمة وتحتاج لحذفها.
شاهد أيضًا: كيفية كتابة شكوى ضد شخص في 5 خطوات
وفي نهاية هذا المقال يمكن أن نقول إنك كقارئ تعرفت على أهم ما يخص طريقة كتابة التقارير وتفاصيلها المفصلة التي ستجعل من تقريرك بسيط جدا ولا يحتوي على أخطاء، بل وأيضا سيجعل من تقريرك بسيط ورائع ولكن بشكل احترافي وذكي يجعلك مدرك ومتفهم لأهم عناصر التقرير الخاص بك ونوعه والشكل اللائق لكتابته بشكل سليم ومتألق وسهل للجمهور.